In 2026 is PEPPOL niet langer toekomstmuziek, maar realiteit. Belgische ondernemers zijn verplicht om met gestructureerde elektronische facturen te werken. Toch zijn veel zelfstandigen en kmo’s nog niet volledig in orde. In deze korte handleiding lees je wat PEPPOL is én hoe je je onderneming vandaag correct voorbereidt.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een beveiligd Europees netwerk voor elektronische facturatie. Facturen worden niet langer als pdf per e-mail verstuurd, maar rechtstreeks van het ene boekhoudsysteem naar het andere verzonden.
Voor wie is PEPPOL verplicht in 2026?
- Belgische ondernemers die factureren aan overheden
- Belgische ondernemingen die B2B-facturen versturen
Conclusie: bijna elke Belgische ondernemer moet vandaag PEPPOL gebruiken.
Zo zorg je dat je in orde bent met PEPPOL
1. Controleer je facturatie- of boekhoudsoftware
Niet elke software is automatisch PEPPOL-compatibel. Ga na of jouw programma PEPPOL ondersteunt én geactiveerd is. Dexxter & Okioki bijvoorbeeld ondersteunen PEPPOL. Gebruik je een van deze boekhoudprogramma’s dan hoef je verder niet veel te doen.
2. Activeer je PEPPOL-registratie
In veel tools is PEPPOL standaard aanwezig, maar moet je je onderneming éénmalig registreren of activeren.
3. Check je bedrijfsgegevens
Zorg dat je btw-nummer, ondernemingsnummer en adresgegevens correct zijn. Onjuiste gegevens zorgen voor geweigerde e-facturen.
4. Verstuur een testfactuur
Indien mogelijk: test je e-facturatie zodat je zeker weet dat alles correct verloopt.
Geen boekhoudprogramma? Zo registreer je je voor PEPPOL
Werk je zonder boekhoud- of facturatiesoftware, dan kan je je onderneming niet rechtstreeks aansluiten op het PEPPOL-netwerk. In dat geval maak je gebruik van een PEPPOL Access Point.
Gebruik het gratis Mercurius-portaal
In België kan je terecht bij Mercurius. Dit is het officiële Belgische PEPPOL-platform dat door de overheid wordt aangeboden en gratis beschikbaar is voor ondernemers.
Via Mercurius kan je:
- je onderneming registreren op het PEPPOL-netwerk
- elektronische facturen versturen en ontvangen
- facturen manueel aanmaken via een online portaal
- werken volgens de wettelijke PEPPOL-normen
Voor wie is Mercurius geschikt?
Mercurius is vooral interessant voor:
- zelfstandigen en freelancers
- starters
- ondernemers met een beperkt aantal facturen
- wie geen boekhoudsoftware gebruikt
Tip: Verstuur je veel facturen of wil je meer automatisatie, dan kan een betalend PEPPOL Access Point of boekhoudprogramma interessanter zijn. Een boekhouder of virtual assistant kan je helpen bepalen wat voor jouw situatie het meest geschikt is.
Waarom PEPPOL ook voordelen biedt
- Snellere verwerking en betaling
- Minder administratieve fouten
- Betere opvolging van openstaande facturen
- Volledig conform de Belgische wetgeving
Nog niet in orde?
Wie in 2026 nog niet correct met PEPPOL werkt, riskeert facturen die niet aanvaard worden door klanten of overheden.
Tip: Schakel tijdig hulp in. Een virtual assistant of boekhouder kan je begeleiden bij:
- de juiste softwarekeuze
- activatie van PEPPOL
- administratieve opvolging