Samenwerken met een virtual assistant moet vlot, transparant en stressvrij aanvoelen. Daarom heb ik een duidelijk proces ontwikkeld dat ervoor zorgt dat we snel op dezelfde golflengte zitten en jij meteen resultaat ervaart. Van het eerste gesprek tot de dagelijkse ondersteuning: zo werk ik.
Stap 1: Kennismakingsgesprek: Wie Ben Jij en Wat Heb Je Nodig?
Alles begint met een vrijblijvend gesprek. We nemen de tijd om elkaar te leren kennen en te kijken of we een goede match zijn. Ik stel vragen over je business, je uitdagingen en je doelen. Wat neemt momenteel te veel van je tijd in beslag? Welke taken wil je graag uit handen geven?
Dit gesprek geeft mij inzicht in jouw wereld, en jou de kans om te voelen of mijn aanpak bij je past. Geen verplichtingen, gewoon een eerlijk gesprek over wat je nodig hebt.
Stap 2: Offerte op Maat: Transparantie Voorop
Na ons gesprek stel ik een offerte op die perfect aansluit bij jouw situatie. Ik werk met flexibele pakketten: van losse uren of een vast aantal uren per maand tot projectgebaseerde ondersteuning. Je weet precies wat je krijgt en wat het kost. Geen verborgen kosten, geen verrassingen.
Eens je akkoord gaat, plannen we de onboarding in. Vanaf dat moment sta ik klaar om je te ontlasten.
Stap 3: Onboarding: Jouw Bedrijf Leren Kennen
De onboarding is cruciaal voor een vlotte samenwerking. Tijdens deze fase duik ik in jouw manier van werken:
- Toegang tot systemen: Ik krijg toegang tot de tools die je gebruikt (e-mail, agenda, projectmanagement, CRM, etc.)
- Processen en richtlijnen: Je deelt hoe je dingen graag ziet gebeuren. Zijn er huisstijlregels? Vaste templates? Specifieke werkwijzen?
- Prioriteiten bepalen: We bespreken welke taken het belangrijkst zijn en hoe dringend ze zijn
- Communicatieafspraken: Hoe en wanneer nemen we contact op? Via e-mail, WhatsApp, wekelijks overleg?
Deze fase duurt meestal één tot twee weken, afhankelijk van de complexiteit. Mijn doel? Dat ik zo snel mogelijk zelfstandig aan de slag kan, met minimale begeleiding van jou.
Stap 4: Dagelijkse Ondersteuning: Jouw Vertrouwde Steun
Vanaf het moment dat de onboarding achter de rug is, draai ik mee in jouw dagelijkse werking. Hoe dat er in de praktijk uitziet:
Proactieve aanpak: Ik wacht niet tot je vraagt, ik denk mee. Zie ik dat je agenda volloopt? Ik stel voor om afspraken te verschuiven. Merkt ik dat een deadline nadert? Ik herinner je tijdig.
Vaste ritmes: We spreken een werkritme af dat bij jou past. Sommige klanten hebben dagelijks kort contact, anderen werken liever met wekelijkse updates. Ik pas me aan jouw voorkeur aan.
Flexibiliteit: Je business is dynamisch, en daar hou ik rekening mee. Drukke periode? Ik schakel bij. Even minder werk? Geen probleem, we passen de uren aan.
Rapportage: Transparantie is belangrijk. Je krijgt regelmatig overzicht van de taken die ik heb afgehandeld en de uren die ik heb gewerkt. Zo weet je altijd waar je aan toe bent.
Stap 5: Optimalisatie: Blijven Verbeteren
Een goede samenwerking staat niet stil. Tijdens maandelijkse of kwartaalse evaluaties bespreken we wat goed loopt en waar we kunnen verbeteren. Misschien zijn er nieuwe taken bijgekomen, of kunnen we processen efficiënter maken. Ik denk actief mee over hoe ik je nóg beter kan ondersteunen.
Waarom Dit Proces Werkt
Mijn aanpak zorgt ervoor dat je niet weken bezig bent met uitleggen, maar snel resultaat ziet. Door duidelijke afspraken, open communicatie en een persoonlijke benadering weet je precies waar je aan toe bent. Je krijgt een verlengstuk van je team: betrouwbaar, flexibel en altijd gefocust op jouw succes.
Klaar om de samenwerking te starten? Neem contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. We ontdekken samen hoe ik jouw business kan versterken, van de eerste dag tot ver daarna.
Virtual assistant in België op zoek naar een persoonlijke, betrouwbare aanpak? Laten we kijken hoe ik je kan ondersteunen.