Algemene Voorwaarden:
Daphne Bakker
Versie: 1.0 – 19.11.2025

1. Definities en toepasselijkheid
1.1 Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Daphne Bakker – Virtual Assistance:
Daphne Bakker, gevestigd te Hoevensebaan 267, 2950 Kapellen, België,
e-mail: daphne@bakkerstreet.eu, telefoon: +32 485 009 640,
handelend als zelfstandig dienstverlener (virtual assistant).
Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Daphne Bakker – Virtual Assistance een overeenkomst sluit of aan wie een offerte of voorstel wordt uitgebracht.
Diensten: alle door Daphne Bakker – Virtual Assistance geleverde diensten, waaronder maar niet beperkt tot:
administratieve ondersteuning, agendabeheer, telefonie en klantencommunicatie, cold calling en opvolging, e-mailbeheer, online chat, aankoop- en verkoopondersteuning, contentcreatie (o.a. social media, blogs, teksten), ondersteuning bij events en beurzen, onthaal, chauffeur- of on-site opdrachten, voorbereiding van boekhouding en aanverwante ondersteunende werkzaamheden.
Overeenkomst: elke schriftelijke of elektronische afspraak tussen de Klant en Daphne Bakker – Virtual Assistance betreffende de levering van Diensten.
Persoonsgegevens: alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals gedefinieerd in de GDPR.
1.2 Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen, opdrachten, overeenkomsten en facturen van Daphne Bakker – Virtual Assistance, tenzij uitdrukkelijk anders en schriftelijk overeengekomen.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien ze schriftelijk door Daphne Bakker – Virtual Assistance zijn bevestigd.
Algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij hun toepassing uitdrukkelijk en schriftelijk werd aanvaard.

2. Offertes, opdrachten en totstandkoming
2.1 Offertes en voorstellen
Alle offertes en prijsvoorstellen zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.
Prijzen en indicaties zijn gebaseerd op de informatie die op dat moment door de Klant is verstrekt. Indien deze informatie wijzigt, kan ook de offerte worden aangepast.
Daphne Bakker – Virtual Assistance behoudt zich het recht voor om een opdracht of samenwerkingsvoorstel zonder opgave van redenen te weigeren.
2.2 Totstandkoming van de overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand zodra de Klant een offerte, voorstel of opdrachtbevestiging schriftelijk of elektronisch (per e-mail of ander digitaal kanaal) aanvaardt, of zodra de Klant feitelijk gebruik maakt van de Diensten.
Mondelinge afspraken zijn slechts bindend nadat deze schriftelijk werden bevestigd.

3. Prijzen en betalingsvoorwaarden
3.1 Tarieven
Alle vermelde prijzen zijn exclusief btw en eventuele andere heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Daphne Bakker – Virtual Assistance werkt met uurtarieven en/of formules (abonnementen of uurpakketten). De actuele tarieven worden gecommuniceerd in offertes, op de website of in individuele afspraken met de Klant.
Voor opdrachten buiten de gebruikelijke werkuren, dringende opdrachten of on-site werk (bijv. events, beurzen, chauffeur-opdrachten) kan een verhoogd tarief gelden; dit wordt voorafgaandelijk afgesproken.
Reiskosten, parkeerkosten, overnachtingen en andere onkosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Diensten kunnen aanvullend worden aangerekend, tenzij anders overeengekomen.
3.2 Facturatie en betaling
Facturatie gebeurt op basis van de effectief gepresteerde uren en/of de overeengekomen formule.
Tenzij anders overeengekomen, geldt een betalings­termijn van 14 dagen na factuurdatum.
De Klant ontvangt de factuur elektronisch op het opgegeven e-mailadres.
3.3 Betalingsachterstand
Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling in verzuim.
Vanaf de vervaldag is een nalatigheidsinterest verschuldigd van 10% per jaar, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van €50.
In geval van aanhoudende betalingsachterstand is Daphne Bakker – Virtual Assistance gerechtigd om de uitvoering van de Diensten op te schorten of de overeenkomst te beëindigen, zonder recht op schadevergoeding vanwege de Klant.

4. Uitvoering van de Diensten
4.1 Algemene uitvoering
Daphne Bakker – Virtual Assistance zal de Diensten naar best inzicht, vermogen en volgens de regels van de kunst uitvoeren, zonder evenwel een resultaatsverbintenis te garanderen, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.
De Klant verbindt zich ertoe alle informatie, toegang en middelen tijdig te verschaffen die nodig zijn voor een correcte uitvoering van de opdracht (documenten, inloggegevens, contactpersonen, praktische instructies, enz.).
Indien de benodigde informatie of medewerking uitblijft, kan dit de uitvoering vertragen en heeft Daphne Bakker – Virtual Assistance het recht bijkomende kosten of extra tijd in rekening te brengen.
4.2 Locatie en flexibiliteit
Diensten kunnen remote (op afstand), op locatie bij de Klant, op de baan of in het buitenland worden uitgevoerd, afhankelijk van de gemaakte afspraken.
Voor on-site opdrachten kunnen aanvullende voorwaarden gelden (bijv. minimum aantal uren, verplaatsingsvergoeding).
4.3 Termijnen
Eventueel opgegeven termijnen voor uitvoering of oplevering zijn indicatief en geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.
Overschrijding van een termijn geeft de Klant geen recht op schadevergoeding of ontbinding, tenzij er sprake is van opzet of zware fout en Daphne Bakker – Virtual Assistance na schriftelijke ingebrekestelling een redelijke hersteltermijn heeft laten verstrijken.

5. Gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en privacy
Daphne Bakker – Virtual Assistance verwerkt Persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving (GDPR) en de eigen Privacyverklaring, zoals gepubliceerd op de website of op verzoek beschikbaar.
Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking verkrijgen, strikt vertrouwelijk te behandelen en niet aan derden te verstrekken, tenzij noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of wettelijk verplicht.
Indien Daphne Bakker – Virtual Assistance in opdracht van de Klant Persoonsgegevens van derden verwerkt, kan – indien vereist – een aparte verwerkersovereenkomst worden afgesloten.

6. Intellectueel eigendom
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, blijven alle intellectuele eigendomsrechten op door Daphne Bakker – Virtual Assistance gecreëerde content, teksten, formats, documenten en werkwijzen eigendom van Daphne Bakker – Virtual Assistance, totdat alle facturen volledig zijn betaald.
Na volledige betaling verkrijgt de Klant een niet-exclusief gebruiksrecht op het door Daphne Bakker – Virtual Assistance geleverde materiaal voor de eigen bedrijfsvoering.
De Klant garandeert dat alle door hem aangeleverde materialen (teksten, beelden, logo’s, data, enz.) geen inbreuk maken op rechten van derden en vrijwaart Daphne Bakker – Virtual Assistance voor alle aanspraken van derden in dat verband.

7. Verplichtingen en verantwoordelijkheid van de Klant
De Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en tijdige aanlevering van alle informatie en instructies.
De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissingen die op basis van de aangeleverde ondersteuning worden genomen (bijv. commerciële beslissingen, juridische keuzes, fiscale behandeling, enz.).
De Klant zal de Diensten niet gebruiken voor onwettige doeleinden en geen opdrachten verstrekken die in strijd zijn met de wet, goede zeden of rechten van derden.

8. Aansprakelijkheid
Daphne Bakker – Virtual Assistance is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan haar toerekenbare fout, en slechts voor zover deze schade door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt gedekt of, bij gebreke daaraan, tot maximaal het bedrag van de gefactureerde en effectief betaalde diensten over de laatste drie maanden voorafgaand aan het schadevoorval.
Daphne Bakker – Virtual Assistance is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade zoals gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van data of claims van derden.
Eventuele aanspraken tot schadevergoeding dienen op straffe van verval schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld binnen 14 dagen nadat de Klant het schadeverwekkende feit heeft ontdekt of redelijkerwijze had kunnen ontdekken.
Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit voor opzet of zware fout in de zin van het Belgisch recht.

9. Overmacht
In geval van overmacht (zoals o.a. stroomuitval, internetstoringen, ziekte, ongevallen, pandemieën, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van Daphne Bakker – Virtual Assistance) is zij niet gehouden tot nakoming van de verplichtingen gedurende de periode van overmacht.
Indien de periode van overmacht langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te beëindigen, zonder recht op schadevergoeding.

10. Duur, beëindiging en annulatie
Voor opdrachten van onbepaalde duur of terugkerende formules (abonnementen) geldt, tenzij anders overeengekomen, een opzegtermijn van 1 maand, te rekenen vanaf het einde van de lopende maand.
Bij annulatie van geplande on-site opdrachten of dagopdrachten minder dan 48 uur vóór de start, kan tot 50% van de voorziene uren worden aangerekend, tenzij anders overeengekomen.
Daphne Bakker – Virtual Assistance kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst beëindigen indien:
de Klant herhaaldelijk in gebreke blijft te betalen;
de Klant opdrachten verstrekt die onwettig zijn of in strijd met deze voorwaarden;
de vertrouwensrelatie ernstig en objectief verstoord is.
Bij beëindiging blijven alle reeds vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar. Diensten die reeds werden geleverd maar nog niet gefactureerd, kunnen alsnog worden aangerekend.

11. Klachten
Eventuele klachten over de geleverde Diensten moeten door de Klant zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 7 dagen na vaststelling schriftelijk en gemotiveerd worden gemeld.
Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de Klant niet op.
Daphne Bakker – Virtual Assistance zal zich inspannen om klachten in onderling overleg op te lossen.

12. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op alle rechtsverhoudingen tussen de Klant en Daphne Bakker – Virtual Assistance is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.
Bij geschillen zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd, onverminderd het recht van partijen om in onderling overleg een minnelijke regeling of bemiddeling na te streven.

13. Wijzigingen
Daphne Bakker – Virtual Assistance behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. De gewijzigde voorwaarden worden gepubliceerd op de website of aan de Klant meegedeeld en treden in werking 30 dagen na kennisgeving, tenzij anders vermeld.
Indien de Klant het niet eens is met een substantiële wijziging, heeft hij het recht de overeenkomst schriftelijk te beëindigen vóór de inwerkingtreding van de nieuwe voorwaarden.